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Web面接の日程確定メールへの返信方法とは?書き方のマナーと例文を紹介

「Web面接の日程確定メールには返信したほうが良いの?」「マナーを守って返信するにはどうすれば良いの?」など、悩んでいる方は多いでしょう。

Web面接の日程確定メールには、返信すべき場合と、返信する必要がない場合があります。
不適切な対応は、マナー違反となります。
面接官に悪い印象を与えてしまいかねません。

そこで本記事では、Web面接の日程確定メールへの返信方法や、書き方のマナーなどを解説します。
ぜひ参考にしてください。

Web面接の日程確定メールに返信は必要?

Web面接の日程確定メールに返信は必要?

Web面接の日程確定メールに対して、すべて返信が必要というわけではありません。
しかし、日程確定の旨を確認するためなどの場合であれば、できるだけ返信するように心がけましょう。

  • 返信すべき場合
  • 返信する必要がない場合

それぞれについて下記で具体的に解説します。

返信すべき場合

以下の場合には、Web面接の日程確定メールに返信することが望ましいです。

  • 日程に問題がある場合
  • 確定した日程に関する質問がある場合
  • 採用担当者からのメールへの返信を指示された場合

これら3つの場合であれば、返信すべきでしょう。
返信の仕方やマナーに関しては、次の章で詳しく解説します。

返信する必要がない場合

以下のような場合には、Web面接の日程確定メールに返信する必要はありません。

  • 確定した日程に問題がない場合
  • 返信が不要である旨が明示されている場合
  • 送信専用のアドレスで送信されている場合

返信の手間が増えるため、やり取りを減らしたいと考えている企業もあります。

ただし、返信しなくても良いとされている場合でも、日程の変更など予期せぬ事態が発生した場合には、迅速に採用担当者に連絡しましょう。

Web面接|日程確定メールの返信の仕方

Web面接|日程確定メールの返信の仕方

ここでは、Web面接における日程確定メールの返信の仕方について、下記の5つを解説します。

  1. 件名「RE:」は残したまま返信する
  2. 宛名を正式名称で書く
  3. 本題に入る前に挨拶文を書く
  4. 返信内容を簡潔に書く
  5. 締めと署名を書く

1.件名の「RE:」は残したまま返信する

返信する際には「RE:」は残したままで問題ありません。
「RE:」の意味がわからず、削除して返信した経験がある方は多いのではないでしょうか。

しかし、この「RE:」は前回のメールへの返信を意味しています。
企業はやり取りの続きであることを確認できるのです。

返信メールを新規メールであると勘違いすることで、余計な作業が増えてしまう可能性があります。
そのため「RE:」は残したまま返信すべきです。

2.宛名を正式名称で書く

株式会社を(株)などと略しての記載は控えましょう。
宛名は正式名称で記載しましょう。

〇〇株式会社、もしくは株式会社〇〇など、「株式会社」が会社名の前か後ろのどちらにくるのかも確認が必要です。

また、会社名のあとには「〇〇部署 〇〇様」と記載し、部署や担当者名がわからない場合は「担当者様」と記載しましょう。

3.本題に入る前に挨拶文を書く

本文を書く際にはいきなり本題に入るのではなく、まずは名乗り、挨拶文を添えるようにしましょう。
「〇〇〇〇と申します」と名乗るのが望ましいです。
続いて、「日程調整の連絡ありがとうございます」や「Web面接の日程を調整していただきありがとうございました」などと挨拶文を記載します。

連絡をもらったことへの感謝を添えると、好印象を与えることができます。

4.返信内容を簡潔に書く

挨拶文を記載したあとは、返信内容を書くようにしましょう。

面接日程を承諾するのか、日程の変更を希望するのかなど簡潔に書かなければなりません。
上記のイラストでは、提示された日程を了承する旨を記載しています。

また、下記の例文で具体的な返信内容の記載方法を紹介しています。
ぜひ参考にしてください。

5.締めと署名を書く

「当日はよろしくお願いします」や「何卒宜しくお願い申し上げます」などと、丁寧な言葉を用いて、締めの言葉を書きましょう。

署名には、氏名や所属している大学名、電話番号、メールアドレスなどを記載してください。
署名を入れる際には、本文と署名の間にー(ハイフン)や*(アスタリスク)などを並べて区切ると、メールがまとまり、見やすくなります。
ただし、過度な装飾にならないよう注意しましょう。

Web面接の日程確定メールへの返信マナー

Web面接の日程確定メールへの返信マナー

次に、Web面接の日程確定メールへの返信マナーについて、以下の3つを解説します。

  • 返信は24時間以内
  • 件名と本文は残したままにする
  • 正しい敬語を使う

返信は24時間以内

Web面接の日程確定メールには、できるだけ早く、遅くても24時間以内に返信してください。
早めに返信すればやり取りを円滑にでき、企業にも確認できていることを伝えられます。
返信がなければ、不信感を抱かれる可能性もあるでしょう。

また、返信する時間帯は深夜や早朝は避け、日中にするのが無難です。
深夜や早朝の返信であれば、生活リズムの乱れを疑われたり、常識に欠けていると感じられたりする可能性があります。

万が一、24時間を過ぎてしまった場合は「返信が遅くなり大変申し訳ございません」などの謝罪の言葉を添え、気付いた時点で早めにメールを送りましょう。

件名と本文は残したままにする

届いたメールの件名や本文は、そのまま残しましょう。
採用担当者は、他の求職者ともやり取りをしているため、前回送った内容をすべて覚えているわけではありません。

件名や本文を残すのは、面接確定のメールの履歴が残り、伝達漏れがないことや読み返して確認できるようにするためです。
これまでのプロセスを確認でき、自分自身も企業も、過去のメールを見返す手間が減ります。

正しい敬語を使う

返信マナーには、正しい敬語の使用が大切です。
以下の表では、メールの返信で誤認しやすい敬語を紹介しています。

誤認しやすい敬語 正しい敬語
見ました 拝見しました
わかりました・了解しました 承知いたしました・かしこまりました
よろしくお願い致します よろしくお願いいたします
よろしかったでしょうか よろしいでしょうか

間違った敬語は、企業に悪い印象を与えてしまいます。
上記の表を参考に、正しい敬語を使うように気を付けましょう。

【ケース別】Web面接の日程調整メールの返信例2選

「提示された日程を了承する」場合以外の、2つのケースの返信例を紹介します。

  • 日程変更をお願いする場合
  • 候補日のなかから自分で選択する場合

日程変更をお願いする場合

株式会社〇〇
人事担当〇〇様(フルネーム)

お世話になっております。
〇〇大学の〇〇(フルネーム)と申します。

面接の日程のご連絡をいただき、ありがとうございました。
ご提示していただきました日程についてですが、大学の講義の日程と重複しているため、面接にお伺いすることができません。
日程調整をしたうえで提示していただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。

誠に勝手なお願いで大変恐縮ではありますが、以下の日程に面接日を変更していただくことは可能でしょうか?

・〇月〇日(〇) 〇時〜〇時
・〇月〇日(〇) 〇時〜〇時
・〇月〇日(〇) 〇時~〇時

ご多忙のところお手数をおかけして申し訳ございません。
ご確認・ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーーー
◯◯大学◯◯学部◯◯学科◯年
氏名:
E-mail:◯◯
TEL:◯◯

上記の例文のポイントは、以下の3つです。

  • なぜ日程を変更したいのか理由を書く
  • 理由と併せて謝罪文も書く
  • 候補日を3つ以上提示する

日程変更の理由は、できるだけ記載しましょう。
理由の記載が無ければ、良い印象は持たれません。

また、企業に日程調整してもらったうえで私情により変更を願い出ているため、謝罪文の記載も必要です。

候補日が少なければ日程調整は難しく、企業に無理をさせてしまう可能性があるため、3つ以上提示しましょう。

候補日のなかから自分で選択する場合

〇〇株式会社
採用担当者 〇〇様(フルネーム)

いつもお世話になっております。
〇〇大学の〇〇 (フルネーム)と申します。

面接の日程について、ご連絡いただきありがとうございました。
ご提示いただいたなかから以下の日程を希望いたしますので、再度確認をお願いいたします。

第一希望:〇月〇日(〇) 〇時
第二希望:〇月〇日(〇) 〇時

お忙しいなか、大変貴重なお時間をいただけることに感謝いたします。
何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーーー
◯◯大学◯◯学部◯◯学科◯年
氏名:
E-mail:◯◯
TEL:◯◯

上記の例文のポイントは、以下の3つです。

  • 候補日のなかから希望日を選択する場合も、複数の候補日を選択する
  • 感謝の気持ちを添える
  • 日にちには曜日も記載する

候補日のなかから選択する場合も、一つだけではなく複数選択しましょう。
企業に日程調整の手間を取らせているため、感謝の気持ちを添えることも大切です。
また、日にちには曜日を記載することで、間違いを防ぐことができます。

Web面接の日程確定メールには基本的なマナーをおさえて返信しよう

Web面接の日程確定メールには、返信すべき場合と返信すべきではない場合があります。
いずれにおいても、基本的なマナーの遵守は大切です。

ここでご紹介した返信の仕方と3つのマナーを押さえたうえでの返信を心がけ、採用担当者に好印象を持ってもらえるようにしましょう。

執筆者について

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