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面接でのドタキャンはご法度!辞退を伝えるマナーを紹介

「当日に体調が悪くなったから、面接をドタキャンしたい」「面接をドタキャンする際、相手にマイナスな印象を与えないよう最低限のマナーを知りたい」などと悩む方もいるでしょう。

就活では、面接の日時は企業から指定されており、それをドタキャンすると印象が悪くなります。
しかし、面接のドタキャンが起こる要因はさまざまであり、病気や災害などの不可抗力によるものもあるでしょう。

そこで本記事では、面接のドタキャンが起こる要因や辞退を伝える際のマナーを解説します。
辞退する際の具体的な連絡方法についても解説するので、ぜひ最後までご覧ください。

面接で連絡なしのドタキャンはご法度

面接で連絡なしのドタキャンはご法度

面接を当日キャンセルしたい場合、連絡なしにドタキャンするのはNGです。
面接のキャンセルが必要となった求職者は、「自分から面接を希望したのに断るのは申し訳ない」「どうやって辞退すれば良いのかわからない」と悩むことも多いでしょう。
しかし、ドタキャンはもちろんのこと、連絡を入れずに辞退するのはもってのほかです。

面接の日時はあらかじめ決められており、採用担当者は求職者のためにスケジュールを確保しています。
面接をする側にとっても、急なキャンセルはスケジュールの調整や予定の変更を余儀なくされ、非常に迷惑がかかります。

具体的な連絡方法については後述しますが、連絡を入れるのは最低限のマナーです。
面接で連絡なしのドタキャンは大変失礼に当たるため、絶対に避けなければなりません。

面接をドタキャンする人の実態は?

面接をドタキャンする人の実態は?

面接のドタキャンは当然避けたいことですが、やむを得ない事情で発生することもあるでしょう。
実際に、面接をドタキャンした経験のある人は少なくありません。

面接当日にドタキャンした経験者は約10%

ある調査では、面接当日にドタキャンした経験がある人は、選考辞退の経験者の約10%に上るという結果になりました。
また、当日のドタキャンに限らなければ、選考辞退を経験した人は約70%もいるという結果に。
求職者は自ら希望して選考に臨んでいるにも関わらず、選考を辞退した人が多くいるのです。

面接をドタキャンする理由

面接をドタキャンしてしまう背景には、以下のような理由が考えられます。

  1. 体調不良や不測の事態が発生した
  2. インターネットで良くない評判や噂を見て躊躇した
  3. 他社から内定が出た
  4. 再考し条件が希望と異なると判断した
  5. 現職を退職できなくなった

それぞれの状況を詳しく確認してみましょう。

体調不良や不測の事態が発生した

面接をドタキャンする理由にはさまざまなものがありますが、一般的なのは「体調不良や不測の事態が発生した」場合です。

ある調査によると、面接の当日に辞退しようと決めた理由の1位となっています。
当日辞退した人のおよそ40%が該当し、圧倒的に多いことがわかります。
具体的な例としては以下のことが考えられるでしょう。

  • 病気や急病の発生
  • 身内の不幸
  • 自然災害
  • 交通機関の遅延やキャンセル
  • その他、予期せぬトラブル

想定外の事態によるものが多く、避けられない事情があることがわかります。
仕方のない事情とはいえ、採用担当者に迷惑がかかってしまう、相手のスケジュールや労力、気持ちを無駄にしてしまったことを忘れずに、誠意ある対応をしなければなりません。

インターネットで良くない評判や噂を見て躊躇した

体調不良や不測の事態による面接のドタキャンに次ぎ、「インターネットで良くない評判や噂を見て躊躇した」ことが面接のドタキャンにつながるケースも少なくありません。

現代ではほとんどの方がインターネットから就職に関する情報を得ています。
企業のホームページだけではなく、SNSや口コミサイトなどをチェックすることもあるでしょう。

しかし、インターネットでの評判や噂は、必ずしも真実とは限りません。
そのため、企業に関する情報を確認する際には、信頼できる情報源によるものか確認するようにしましょう。

他社から内定が出た

「他社から内定が出た」ことが面接のドタキャンにつながるケースも少なくありません。
転職活動においては複数の企業に応募し、並行して選考を受けるのが一般的です。
実際に、8割以上の求職者が複数の企業に応募しているともいわれています。

複数応募している状況では、面接を受ける直前にほかの企業から内定が出ることもあるでしょう。
優先度が高い企業から内定が出た場合は、求職者としては面接を受ける必要がなくなるため、面接当日の辞退につながってしまうのです。
求職者はスケジュール管理を行い、当日のキャンセルにつながらないように対応しなければなりません。

再考し条件が希望と異なると判断した

改めて条件を見た際に、希望と異なると感じてドタキャンするケースもあります。

求職者が企業に応募する際には、求人情報や面接前の説明、企業説明会などから求職者自身が希望する条件を把握します。
勤務地や給与、福利厚生、勤務時間などに希望と異なる条件があると判断した場合や、求職者が事前に知らなかった情報が明らかになった場合には、面接のドタキャンにつながることもあるでしょう。

求職者は企業とのコミュニケーションを密にとることで、条件に関する誤解を防ぐことが大切です。
面接前に企業が求めるスキルや経験、自分自身が求める条件などを明確にしておくことを心がけましょう。

現職を退職できなくなった

退職できないことが面接のドタキャンにつながるケースもあります。

現職で担っている役割が重要で引き留められた場合、退職を希望していたにも関わらず、現職への義務感や忠誠心が強くなり、簡単に辞められない場合もあるでしょう。
また、就業規則や契約事項によって、退職が困難となる場合もあります。

いずれにしても、面接をドタキャンする場合には、採用担当者に早めに連絡しなければなりません。
具体的なマナーについては後述するので、ぜひ参考にしてください。

面接辞退を伝える際の基本的な3つのマナー

面接辞退を伝える際の基本的な3つのマナー

「面接の辞退をどうやって伝えれば良いのかわからない」「辞退が申し訳なくて連絡できない」と悩んでいる方も多いでしょう。
しかし、面接辞退を伝えなければ、採用担当者に迷惑がかかり失礼です。

ここでは、面接辞退を伝える際の基本的なマナーについて以下の3つを解説します。

  • 辞退を決めた時点で迅速に連絡する
  • 理由は「一身上の都合」でも可
  • 誠心誠意謝罪する

辞退を決めた時点で迅速に連絡する

辞退を決断したら、1日でも早く連絡をするのがマナーです。

面接の辞退を決めても「面接辞退の連絡をしにくい」と感じる方も多いでしょう。
しかし、面接当日にドタキャンする事態は、可能な限り避けなければなりません。

採用担当者は面接のために時間を確保したり、会場を押さえたりなど、前もってスケジュールを組んで準備しています。
そのため、連絡が早ければ早いほど迷惑をかける可能性が低くなります。
辞退を決めたら迅速に連絡しましょう。

理由は「一身上の都合」でも可

辞退の理由の伝え方に迷った場合は、「一身上の都合」でも問題ありません。

面接を辞退する理由は、体調不良や不測の事態の発生、希望条件の不一致、他社からの内定などさまざまです。
正直に理由を伝えることは大切ですが、理由によっては失礼になる可能性があります。

また、採用担当者としては面接を辞退する事実が重要であり、その理由までは重要視していない場合がほとんどです。
そのため、マイナスな印象を与える場合は、特に理由を伝える必要はありません。
特に問われない限り、一身上の都合とだけ伝えれば問題ないでしょう。

言い訳を考えて連絡が遅くなるよりは「一身上の都合」として早めに連絡したほうが、企業側の影響も少なく済みます。

誠心誠意謝罪する

やむを得ずドタキャンすることになった場合は、いかなる理由で辞退する場合であっても誠心誠意謝罪することが大切です。
丁寧な言葉遣いで謝罪の言葉を述べ、採用担当者に迷惑をかけてしまったことなどへの謝罪の意を伝えなければなりません。

電話で連絡する場合は朝早めに、深夜やランチタイムを避け、10:00〜17:00を基本とした営業時間に合わせた時間帯で連絡しましょう。

【例文あり】面接をドタキャンをする際の連絡方法

面接のドタキャンの連絡は、電話とメールの2つの方法があります。

電話で連絡する場合

面接を辞退することがわかった時点で、基本は電話で辞退する旨を伝えましょう。
特に当日キャンセルする場合はメールではなく、電話で連絡することが基本です。
電話をする際には、企業の事情を考慮した時間帯で連絡しましょう。

採用担当者が不在であれば、電話応対をしてくれた方に選考辞退の意志を伝える伝言を依頼します。
同時に、採用担当者にはメールを送り、誠心誠意謝罪することが大切です。
実際に電話連絡する際には、以下の例文を参考にしてください。

<例文>
お忙しいところ申し訳ありません。
本日〇〇時から面接のお約束を頂いている〇〇〇〇(フルネーム)と申します。
採用担当者の〇〇様はご在席でしょうか。

(採用担当者に変わったあと)
お世話になっております。〇〇〇〇(フルネーム)と申します。
直前になって申し訳ないのですが、一身上の都合のため、面接を辞退したくお電話させていただきました。

貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、誠に申し訳ありません。

とにかく丁寧に、「申し訳ない」という気持ちを伝えることが大切です。
もし辞退する理由を聞かれた場合は、正直に伝えましょう。

メールで連絡する場合

当日キャンセルの場合は電話で連絡するのがマナーですが、電話ができない状況にいる、担当者に電話がつながらない、といった場合はメールで連絡しましょう。
メールで連絡する際には、以下の例文を参考にしてください。

<例文>
【件名】面接辞退のご連絡(〇〇フルネーム)

【本文】
株式会社 〇〇
人事部 〇〇様

先日、書類選考通過のご連絡を頂きました〇〇(フルネーム)と申します。
誠に申し訳ありませんが、一身上の都合により、面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
どうぞご了承くださいますようお願い申し上げます。

本来、お電話でご連絡すべきところでございますが、
取り急ぎ、メールにてご連絡させていただきます。
明朝、改めてお電話いたします。

末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

〇〇(フルネーム)
電話番号:
メール:

メールで面接を辞退する際にはいくつかポイントがあります。
以下では、詳細なポイントやマナーについて記載しています。
メールで面接辞退を伝える際に、ぜひ参考にしてください。

面接のキャンセルは迅速に連絡しよう

面接でのドタキャンは基本的にご法度です。
しかし、実際は求職者の約70%に選考辞退の経験があり、選考辞退者の約10%が面接当日にドタキャンした経験があることがわかっています。

なかには、体調不良や不測の事態の発生などやむを得ない場合もあるでしょう。
しかし、面接はスケジュールの管理や会場の準備など、採用担当者が時間や労力を割いて準備しています。
そのため、辞退するとわかった時点で迅速に連絡しましょう。

本記事で紹介した例文を参考にして、採用担当者に失礼のないよう基本的なマナーをおさえたうえで連絡することが大切です。

執筆者について

情報かる・けるは、医療・介護従事者として働いている方や、これから目指す方の「知りたい」に応えるメディア。 全国54,000件以上の求人を扱う弊社スタッフが、編集部として情報発信! “いい仕事が見つかる・いい仕事を見つける”ための、有益なコンテンツをお届けします。 https://twitter.com/karu_keru

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