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退職の引き継ぎの現実的なラインは?手順や間に合わない場合の対処方法

会社を退職する場合やらなければならないことが多くありますが、そのなかに引き継ぎ業務があります。

引き継ぎ業務はおおよそ2週間から1ヵ月程度かかるといわれているため、事前に計画を立てて、引き継ぎをすべて終えてから退職することが理想です。

しかし、なかには引き継ぎが間に合わない場合もあるでしょう。
そのようなときの対処方法や、してはいけないNG行動を知っておくことで、焦ることなく引き継ぎ作業を行えます。

この記事では、退職時の引き継ぎ業務におけるポイントや、間に合わない場合の対処方法などについて解説します。

退職の引き継ぎは3日前までの完了をめざそう

退職の引き継ぎは3日前までの完了をめざそう

退職の引き継ぎの現実的なラインは、最終出勤日の3日前までに優先度の高い業務の引き継ぎが終わっていることです。

本来であれば、引き継ぐ人と引き継がれる人の両方が納得できるまで引き継ぎを行うことが理想ですが、限られた時間のなかでは難しいケースも多いです。

たとえ、すべての内容を引き継いだ場合でも、後任者に即戦力として働いてもらうには無理があります。

効率良く進めるためには、引き継ぎ作業に優先順位の高いものから引き継いでいくように、逆算してスケジュールを組みましょう。

引き継ぎ作業にかかる期間は、業務量や退職者の役職によって異なりますが、おおよそ2週間から1ヵ月程度は見積もっておく必要があります。

スケジュールどおりに進まないこともあるため、余裕を持って進められるように計画を立てましょう。

退職業務の引き継ぎ

退職業務の引き継ぎは、ときに膨大な量の仕事を後任者に説明しなければならないことがあります。

ここからは、引き継ぎ作業をスムーズに行うための流れのポイントを解説していきます。
ぜひ参考にしてみてください。

まずは自分が受け持っている業務を書き出す

まずは、自分が受け持っている業務をすべてリストに書き出していきます。

通常業務だけでなく、関連業務やどのような小さな業務も良いので、できるだけ漏れがないようにリストアップします。

この作業は上司と相談しながら進めると良いでしょう。
どの業務を誰に引き継ぐのか、そもそも引き継ぎが必要なのかなどを確認しながら進められるため、効率良く行えます。

後任者に引き継ぐ資料・マニュアルを作成

引き継ぐ業務や後任者が決定したら、次に引き継ぎ資料を作成しましょう。
以下に例として、「人事の場合」を紹介します。

担当者・責任者 業務内容 保管場所 備考・注意点 後任者名
○○さん 社会保険、雇用保険などについて 紙ファイル(保険関係) Aさん
△△さん 出張に関して 電子(システムファイル) 毎月○日までに会計課に報告 Bさん
○○さん 次年度の採用・人員配置計画について 電子(採用計画) 毎年○月までに部署ごとにヒアリング Aさん
○○さん 賃金台帳・源泉徴収などに関して 紙(賃金台帳) 毎月○日までに給与の支払い、取引先への代金支払い Aさん

前提として、その業務を行ったことがない人が見ても理解できるような資料を作成しなければなりません。

自分が当たり前だと思ってやっていたことでも、初めての人からするとよくわからないといったこともあります。
また、引き継ぎ資料には専門用語が使われていたり、理解できないような内容が記載されていたりすると、後任者が困ってしまいます。

最悪のケースを想定して、引き継ぎが間に合わなかった場合でもマニュアルを渡せば解決できるような内容を意識して作成することが大切です。

優先度の高い仕事から引き継ぐ

資料作成が終わったら、次は実際に後任者に仕事を引き継いでいきます。

ここでのポイントは、優先度の高い仕事から引き継いでいくことです。
なぜなら、期間内に業務の引き継ぎが間に合わなかった場合に重要な業務の引き継ぎができていなければ、後任者が実際の業務を目の前にして困ってしまうからです。

優先度の高い仕事とは具体的に、社内での重要度が高い業務や、職場であなたしかしていない業務などが挙げられます。

社内外への挨拶回り

最後に、お世話になった取引先の相手や、社内での関連部署などに挨拶回りに行きます。
退職の情報開示について上司に確認し許可がおりたら、担当者や部署に連絡をしてください。

挨拶回りは、後任者がいれば一緒に行くことが望ましいですが、タイミングが合わない場合は電話やメールでも良いので、必ず連絡をするようにしましょう。

また社内においても、退職してすぐは引き継いだ業務でのトラブルや緊急の用件が発生する可能性があります。
そのため、担当者が連絡をとれるように自分の連絡先やメールアドレスを伝えておくと良いでしょう。

退職の引き継ぎが間に合わない場合の対処・NG行動

退職の引き継ぎが間に合わない場合の対処・NG行動

退職の引き継ぎ作業は時間がかかるため、開始するタイミングによっては間に合わない可能性があります。

ここでは、引き継ぎが間に合わないと考えられたときの対処方法もしくはNG行動を紹介します。

間に合わない理由別の対処方法

引き継ぎ作業が終わらないことを理由に、退職できないということはありません。
しかし、スケジュールどおりに引き継ぎが進まなかったり、後任者が決まっていなかったりすると、退職日までに間に合わない恐れもあります。

引き継ぎ作業が間に合わない場合の対処方法を、考えられるケースごとに解説していきます。

後任者がいない

引き継ぐ相手、つまり後任者がいない場合でも、自分ができることは計画的に進めておきましょう。
この場合は、引き継ぎ書の作成を行い、上司に渡すようにしてください。

業務量が膨大すぎる

そもそも自分が担当している業務量が多い場合、引き継ぎにはそれなりの時間がかかります。
その場合は、上述したように業務内容に優先順位をつけ、優先度の高い仕事から引き継いでいきましょう。

仮に間に合わなかったとしても、引き継ぎ書がきちんと作成されていれば、後任者は業務のやり方などを確認できます。

引き継ぎスケジュールを立てて間に合わない可能性が考えられたら、なるべく早い段階で引き継ぎ書の作成に取りかかりましょう。

間に合わない場合のNG行動

続いて、引き継ぎが間に合わない場合にやってはいけないNG行動を解説します。

引き継ぎを適当に終わらせる

引き継ぎが間に合わないからといって、適当に終わらせるなどの行為は会社に迷惑がかかるためやってはいけません。

特に、次の転職先が同じ業界内で決まっている場合、ビジネス業界内であなたに関して「仕事が適当だ」「責任感がない」などと、良くない噂が流される可能性があります。

引き継ぎを口頭のみで終わらせる

間に合わないからといって、引き継ぎをすべて口頭のみで終わらせることは避けたほうが良いでしょう

もちろん業務内容によっては口頭で良いものもありますが、後任者が聞いただけで覚えられる可能性は低いため、引き継ぎ書は作成しておくことをおすすめします。
そうすることで、退職後にも後任者から頻繁に電話がかかってくる、メールがくるなどの事態は避けられるでしょう。

退職の引き継ぎはわかりやすい資料を作成しよう

退職の引き継ぎに関して、手順やポイント、引き継ぎが間に合わなかった場合の対処行動などについて解説してきました。

退職の引き継ぎには、それ相応の時間がかかります。
間に合わないという事態を避けるためにも、退職が決まったら早めにスケジュールを立て、余裕を持って引き継ぎを実施することが大切です。

引き継ぎ作業は義務ではないものの、今までお世話になった会社に迷惑がかかることがないよう、引き継ぎ資料をきちんと作成してから退職しましょう。

執筆者について

情報かる・けるは、医療・介護従事者として働いている方や、これから目指す方の「知りたい」に応えるメディア。 全国61,000件以上の求人を扱う弊社スタッフが、編集部として情報発信! “いい仕事が見つかる・いい仕事を見つける”ための、有益なコンテンツをお届けします。 https://twitter.com/karu_keru

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