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生活相談員の業務マニュアルの作成方法・手順をわかりやすく解説

生活相談員は業務範囲が多岐にわたるため、働き始めてすぐは何をやるべきかの判断が難しく、自分の職場にあった業務マニュアルを作成したいと考える人もいるでしょう。
そこで、本記事では業務マニュアルに記載すべき項目、作成手順とそのポイントを解説します。

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生活相談員の業務マニュアルに記載する項目

生活相談員の業務マニュアルに記載する項目

生活相談員の業務マニュアルで押さえる項目を解説します。
自分が働いている職場の内容と照らし合わせ、必要な部分をピックアップして業務マニュアルを作成すると良いでしょう。

職場で求められている役割

生活相談員は高齢者福祉施設の利用者が自立した生活を送れるよう、利用者の生活向上をはかり、関係各所と報告・連絡・相談などの調整を行うことが主な役割です。
具体的には、利用者とご家族の話を聞き相談にのり、その内容をケアマネージャーや施設内外の関係スタッフに伝えて、適切な対応へとつなげます。

また、地域の行政機関などと連携して支援を行ったり、地域住民との交流を企画したりするなど、施設の窓口となって地域とのつながりを持つことも役割の一つです。

利用者やご家族への対応方法

生活相談員の業務の肝となるのが、利用者やご家族への対応です。
適切なサービスを提供するためには、利用者とご家族の不安を丁寧に聞き取り、解決することが重要です。

施設への受け入れや介護サービス開始時、介護計画の見直し時など必要に応じて利用者やご家族と面談を実施します。
利用者の状況にあわせて本人やご家族と面談し、問題があれば対応策の検討が必要です。
また、日常生活だけでなく、介護保険制度や財務管理に関する内容など、幅広く相談を受け付けます。

契約関連の手続き方法

新規の利用希望者がいる際には、施設やサービス内容の説明をし、契約手続きをします。

利用者とご家族に対してわかりやすい説明ができるよう、利用条件や費用などの詳細は抜け漏れがないように理解しておきましょう。
最適なサービスをスムーズに開始するため、ケアマネージャーなど関係各所と連携を取りながら手続きを進めます。

また、契約に関する書類の整理・管理を適切に行い、説明から契約手続きをするまでの業務を網羅することが必要です。

介護計画書の作成とモニタリング方法

デイサービスに勤務する場合、ケアプランに基づいた介護計画書の作成も業務の一つです。
なお、管理者が作成する場合もあり、必ずしも生活相談員が作成するとは限りません。

サービス提供前に利用者とご家族から状況をヒアリングし、ケアマネージャーの考えをもとに最適なサービスを計画、作成したものが介護計画書です。
サービスが開始されたあとも、計画に沿ったサービスが行われているかモニタリングし、経過報告や同意書として利用します。

スタッフとの連絡調整方法

生活相談員はさまざまなスタッフと連携しながら業務を行うため、連絡調整は必須です。
介護士やケアマネージャーなど施設内のスタッフだけでなく、地方自治体や医療機関など施設外の関係者とも連携をとります。
そのため、連絡調整の方法を業務マニュアルに記載しておきましょう
連絡先や連絡をとる事項、カンファレンス内容をまとめておくことが必要です。

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生活相談員の業務マニュアルを作成する4つの手順

業務マニュアルを作成するにあたっては、いくつかの手順があります。
4段階に分けて見ていきます。

1.業務の範囲を決める

まずは業務マニュアルでどこまでカバーするか適用範囲を決定しましょう。
範囲を決める際は基準をあらかじめ定めておき、業務を手順ごとに分け、どのような業務なのかしっかりと範囲を決めることが大切です。

扱う範囲は広げすぎないように注意しましょう
広げすぎると作成量が膨大になったり、作成当初の軸からぶれが生じたりするため、十分な効果を発揮せずマニュアルがうまく機能しない恐れがあります。

2.目次や構成を考える

次に、目次や構成案を考えます。
構成案はマニュアル全体の設計書であり、骨組みとなるものです。
構成案のない状態で作成した場合、無関係な情報を入れて内容の収拾がつかなくなる可能性があります。

まずは、マニュアルを作成する範囲のなかで構成案を考え、目次を作成しましょう。
1日の業務内容を考えつく限りリストアップする、対利用者との業務や対施設外スタッフとの業務など仕事内容の分野に分けて考えるなど、やるべきことをできるだけリストアップします。
この段階では完成させるのではなく、仕事内容をすべてリストアップし、そこから整理していくことが大切です。

3.業務内容を時系列順に整理する

業務内容をリストアップして目次と構成案を作成したあとは、業務開始から終了まで1日の流れに沿って時系列順に整理してまとめます。

たとえば、デイサービスで勤務する場合で考えてみましょう。
まず、出勤時・午前・午後・退勤前など時間帯を大まかに分け、リストアップした内容を埋め込んでいきます。
以下の表は送迎のスケジュールと業務内容をあてはめたものです。

時間 スケジュール 業務内容
午前 9:00 送迎対応 利用者の送迎に際して全員と挨拶し健康状態を確認する

手順と業務内容を整理したら、最終的に注意点や懸念点を洗い出します。
マニュアルを作成する過程で不要なプロセスに気が付く場合があるため、整理していくことも必要です。

4.マニュアルを仮運用・改善する

マニュアルができたら、まずは仮運用します。
不十分な状態ですが、いったん運用してみることが大切です。
一度で完璧なマニュアルは完成しないため、仮運用しながら改善する流れを繰り返してブラッシュアップしていきます

仮運用の際に意識すべき点は、次々に改善案をあげていくことです。
改善が難しく感じるものであっても思いつく内容は出し、修正するかどうかはあとから決めましょう。
仮運用の段階で多くの改善案を出してブラッシュアップすることが、良いマニュアルを作成するポイントです。

生活相談員の業務マニュアル作成のポイント

業務マニュアル作成に際しては、全体像をとらえることや必要なスキル・資格を把握することもポイントです。
最後に作成時の大切な点を確認していきましょう。

業務の全体像をとらえる

業務の全体像がつかめるように作成することが大切です。
部分的に説明するよりも、その業務が全体のなかでどのような役割を担っているかを理解できるようにしましょう。

たとえば、入所前の相談業務について記載する場合「利用者やご家族の相談にのる」だけではなく、「相談内容をもとにケアマネージャーなどとカンファレンスを行い、サービス内容を検討するため」と追記すると、全体にもたらす作用をイメージしやすくなります。
業務全体を俯瞰できるように作成することが大切です。

業務内容をもとに必要なスキルや資格を把握する

マニュアル作成にあたって業務内容を整理し、それをもとに必要なスキルや資格を把握しておきましょう。
具体的な目標設定でやるべきことが明確になり、モチベーションの維持につながります
業務に余裕ができたら、必要な対人スキルを習得するための勉強や資格取得をめざすと、やる気を保つことができ効果的です。

業務内容は事業所によって異なる!実態に合わせて作成しよう

業務マニュアル作成に際しては、構成案の作成や時系列順での内容整理、仮運用によるブラッシュアップを行い、良いマニュアルに仕上げていくことが必要です。
今回の記事では代表的な業務の項目をあげましたが、実際は事業所によって業務内容が異なります。
上記の内容を参考にしながら、自分の職場に当てはめてマニュアルを作成しましょう。

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執筆者について

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